• di Oliviero Franceschi
• Lunedì 10 Ottobre 2011, 11:24

Documenti, è l'ora di svuotare i cassetti

Le regole da osservare prima del repulisti.
Occhio ai termini di prescrizione, che
variano a seconda del tipo di documento

Col passar del tempo, capita che si accumulino in armadi e cassettoni centinaia di carte, alcune ormai inutili. Se qualche cassetto proprio non vuol saperne di chiudersi, un buon maquillage potrebbe essere opportuno: ma attenti ai passi falsi, alcuni documenti apparentemente desueti potrebbero invece rivelarsi decisivi..

Come scegliere
La regola generale da osservare in questi casi è molto semplice: buttare la documentazione solo dopo che siano scaduti i termini di prescrizione, i quali variano a seconda del tipo di documento. Esamineremo i casi principali ma, prima di cominciare, ricordate che la prudenza non è mai troppa ed è sempre meglio essere di manica larga e conservare le scartoffie più tempo del necessario.

Casa e pagamenti
Le spese della casa si sa sono molte e diverse tra loro: per quanto riguarda le ricevute dell’affitto e quelle del condominio o del riscaldamento è bene conservarle per almeno cinque anni (anche se è consigliabile custodirle più a lungo possibile).
Anche le bollette delle utenze, come ad esempio la luce, il telefono, il gas e l’acqua devono essere conservate per cinque anni dalla data di scadenza del pagamento. Per il pagamento del canone Rai, invece, si discute tra quali norme si debbano applicare: secondo alcuni esperti conseguirebbe la prescrizione di cinque anni, secondo altri, considerando il canone un tributo, conseguirebbe una prescrizione di dieci anni. In attesa di un’univocità di vedute, il consiglio è quello di attendere un decennio prima di disfarsi delle ricevute Rai..

Mutui, Ici & co.
I bollettini dell’Ici devono essere conservati almeno fino al 31 dicembre del quinto anno successivo a quello in cui doveva essere fatto il pagamento o a quello in cui è stata presentata la dichiarazione. Per Tosap e nettezza urbana (Tarsu o Tari che dir si voglia) invece è bene conservare i versamenti per almeno dieci anni.
Mutui. Anche se è improbabile che qualcuno sia così audace da cestinare le ricevute di pagamento del mutuo, ricordiamo che anche questi documenti devono essere conservati per almeno cinque anni. Il termine di prescrizione, infatti, scatta dopo cinque anni e decorre dalla scadenza della rata.
Il bollo auto deve essere conservato per tre anni dalla scadenza (anche se l’auto è stata venduta), mentre i pagamenti delle multe stradali, vanno tenuti nel cassetto per almeno cinque anni.
Assicurazioni. Le ricevute dei pagamenti dei premi vanno custodite per un anno (salvo altri tempi previsti dal contratto). Se però sono state utilizzate ai fini fiscali per la detrazione d'imposta o per la deduzione dal reddito complessivo, occorre conservare le quietanze per il solito quinquennio previsto per i documenti relativi alla denuncia dei redditi (per esempio, premio per l'assicurazione sulla vita o tassa sulla salute pagata con il premio Rc auto).
Parcelle. Per quanto riguarda le fatture e le ricevute di pagamento a professionisti (es. commercialisti, notai, ecc.) o ad artigiani si conservano per almeno tre anni dal compimento della prestazione.
Gli scontrini, se valgono come garanzia, vanno conservati per tutta la durata della stessa. Se riguardano l’acquisto di medicinali portati in detrazione nella denuncia dei redditi, scatta il solito quinquennio previsto per la documentazione fiscale.

Dichiarazioni dei redditi
Per il modello Unico e per il modello 730 la documentazione deve essere conservata per almeno cinque anni. Infatti, entro il 31 dicembre del quarto anno successivo a quello in cui è stata presentata la dichiarazione, gli uffici possono fare accertamenti. La documentazione di Unico 2011, per esempio, dovrà essere conservata fino al 31 dicembre 2015. E le “trappole” sono sempre in agguato: anche se l’Agenzia delle Entrate vi informa che la vostra dichiarazione è “impeccabile” con la comunicazione di regolarità che arriva entro pochi mesi dalla presentazione, ciò non vuol dire che potete cestinare i documenti: la denuncia, così come è stata fatta va bene, i calcoli sono esatti ed i versamenti corrispondono (è stata superata, cioè, la liquidazione automatica), ma l'ufficio potrà sempre contestarvi di non aver dichiarato il reddito di un appartamento o di una collaborazione, e lo potrà fare nel più lungo termine dei quattro anni (questo è l'accertamento). Sempre entro un maggior periodo a disposizione degli uffici (per l’esattezza entro il 31 dicembre del secondo anno successivo a quello in cui è stata presentata la dichiarazione), il Fisco può fare anche il controllo formale della denuncia presentata: cioè, può richiedere e verificare che i dati della dichiarazione siano in linea con tutti i documenti, le certificazioni, le ricevute, insomma, con tutti i “pezzi di carta” utilizzati per compilarla. Stessa sorte, ad esempio, per i documenti che attestano l’avvenuto pagamento delle spese di ristrutturazione edilizia per le quali si è fruito della detrazione d’imposta del 41 o del 36%, oppure per gli interventi di risparmio energetico per i quali spetta il bonus del 55%.

A credito col fisco
Infine, anche se il Fisco non potrà chiedervi più nulla, prima di cestinare tutte le carte del modello Unico sarà bene controllare che dalla dichiarazione non risultino imposte di cui avevate chiesto il rimborso: se ancora non vi sono state restituite (maggiorate degli interessi), potreste essere voi a pretendere qualcosa dall'Agenzia delle Entrate ed è opportuno poterlo dimostrare custodendo i relativi documenti. E’ bene sapere che i crediti fiscali, ma in generale tutti i diritti, si estinguono per prescrizione trascorsi 10 anni (salvo che la singola legge non disponga diversamente).

Hanno collaborato Daniele Cuppone e Alberto Martinelli