• Lunedì 10 Dicembre 2018, 15:31

Contratto di utilizzo di spazi e servizi: cos’è e come usarlo

Attraverso il contratto di utilizzo di spazi e servizi, il proprietario di uno stabile o immobile mette a completa disposizione a terzi gli spazi dello stesso e alcuni servizi connessi legati all’area che viene concessa per l’utilizzo.

Caratteristiche principali del contratto di utilizzo di spazi e servizi
Per poter sottoscrivere un contratto di utilizzo di spazi e servizi, quello che riveste maggior importanza è il godimento dei servizi stessi che devono avere la priorità rispetto allo spazio. Se per esempio si ha bisogno di un’area per svolgere l’attività lavorativa e l’immobile per questa destinazione d’uso offre solamente scrivanie e postazioni lavoro non si potrà parlare di contratto di utilizzo di spazi e servizi ma di semplice contratto di locazione.
Se invece, insieme all’area in oggetto, vengono date altre cose come per esempio un collegamento Wi-Fi, servizio di pulizia, servizio di accesso al bar, sala riunione, possibilità di utilizzare le attrezzature presenti allora il contratto di utilizzo di spazi e servizi ha ragione di esistere.
In pratica per permettere la nascita di questa tipologia di contratto occorre che ci sia un’offerta di servizi alla quale il cliente potrà accedere affittando il locale commerciale, in tutti gli altri casi si parla di normale contratto di locazione commerciale.

Quando viene sottoscritto il contratto di utilizzo di spazi e servizi
Il contratto di utilizzo di spazi e servizi viene in genere sottoscritto quando oltre al bisogno di un’area, si ha la necessità di avere una serie di servizi a questa connessa. Tra le ragioni per le quali viene stipulato questo contratto si hanno:
1. Bisogni lavorativi. Se si ha la necessità di usufruire di uno spazio lavorativo che comprenda diverse postazioni di lavoro, come per esempio nel caso del coworking.
2. Bisogni ludici. Se si ha la necessità di affittare un locale per alcuni eventi ludici che possono essere legati al tempo libero e al divertimento.
3. Bisogni artistici. Quando si ha bisogno di un’area dove fare delle prove che abbia al suo interno degli impianti audio e eventuali servizi di registrazione.
4. Bisogni sportivi. Se si necessita di una zona dove praticare sport che disponga di attrezzature sportive.
5. Bisogni ricreativi. Per svolgere attività di laboratorio o altro.
Contenuto del contratto di utilizzo di spazi e serviziIl contratto di utilizzo di spazi e servizi per essere considerato valido deve contenere degli elementi imprescindibili per cui possa essere in grado di soddisfare i diversi requisiti richiesti dalla legge.
In particolare, nel contratto devono essere presenti queste clausole:
1. Descrizione dello spazio in oggetto. Nel contratto deve essere definito il luogo dove è collocato l’immobile, i locali presenti all’interno dello stesso, gli arredi che sono presenti, le eventuali attrezzature e tutti i complementi aggiuntivi;
2. Descrizione sei servizi offerti. Insieme alla descrizione dello spazio devono essere elencati all’interno del contratto, o inseriti in appositi allegati, anche tutti i servizi che vengono offerti.
3. Corrispettivo da pagare al proprietario. Nel contratto deve essere obbligatoriamente definito il corrispettivo che le parti concordano per l’utilizzo degli spazi e dei servizi. È possibile inserire anche dei servizi aggiuntivi che il cliente potrà utilizzare dietro ulteriore pagamento stabilito precedentemente. Come per la descrizione dei servizi offerti anche nel caso dei vari prezzi è possibile scrivere un allegato o inserire gli stessi all’interno del contratto.
4. Durata di utilizzo. La legge non dispone limiti a riguardo e, la durata, deve essere decisa dalle parti a seconda dei bisogni del cliente. Questa è molto variabile e può essere sia di un solo giorno che per periodi più lunghi. Sono anche ammesse delle durate particolari come per esempio per un totale di week end, per qualche mese, eccetera.
5. Modalità di accesso. Questo punto riguarda il tempo in cui si potrà effettuare l’accesso all’interno dell’immobile e può essere di tempistica diversa come per esempio 24 ore su 24, sette giorni su sette e così via.
6. Possibilità di recesso. Nel contratto le parti devono sottoscrivere la clausola che possa prevedere uno scioglimento dello stesso prima della scadenza.
7. Obblighi del cliente. Il cliente che utilizzerà gli spazi e i servizi deve sottostare alle regole di buon comportamento che vengono definite dal titolare dello stesso.
8. Responsabilità del titolare. Il titolare in genere ha una limitazione di responsabilità per quello che riguarda eventuali danni, incidenti e quant’altro possa avvenire all’interno del locale per il godimento dei servizi. Il titolare, inoltre, non risponde di eventuali furti di oggetti che il cliente lascia all’interno dell’immobile.
9. Eventuale cauzione. La cauzione può essere presente o meno all’interno del contratto e serve in genere per coprire eventuali costi per danni causati dal cliente.
10. Regole sulla privacy. Per il trattamento dei dati personali.
11. Dati delle parti che sottoscrivono il contratto. Questi si riferiscono alle informazioni personali del titolare e del cliente.

Utilizzare un contratto di utilizzo di spazi e servizi al posto di un contratto di locazione
Utilizzare un contratto di utilizzo di spazi e servizi al posto di un contratto di locazione può portare diversi vantaggi. In primo luogo, infatti, il cliente potrà godere dei servizi che per legge sono stati elencati nel contratto stesso. Nel tradizionale contratto di locazione, alcuni servizi non sempre sono garantiti ma possono essere indispensabili per lo svolgimento di un’attività lavorativa.
Se pensiamo infatti alle classiche attività di ufficio, la presenza di una connessione Wi-Fi è spesso necessaria poiché senza di essa non si potrebbe svolgere il proprio compito nella maniera ottimale. Il proprietario dell’immobile potrebbe non essere disposto a concedere il servizio di concessione e, per legge, il cliente non potrebbe fare nulla. Con questa tipologia di contratto, invece, il servizio è garantito.
Tra gli altri vantaggi che si possono avere con il contratto di spazi e servizi è la possibilità di decidere in maniera completamente libera la durata. Nel contratto di locazione tradizionale, infatti, si hanno dei vincoli di durata che molto spesso non sono necessari per un cliente. Questa forma prevede una durata di sei anni con l’obbligo di preavviso in caso di disdetta anticipata che va dai sei ai dodici mesi.

Parti del contratto di utilizzo di spazi e servizi
Un contratto di locazione di spazi e servizi è composto da più parti. In primo luogo nella dicitura iniziale devono essere riportate le destinazioni d’uso come per esempio: contratto per concessione in uso di parti del proprio stabile a cliente per un uso diverso da quello abitativo, attività ricreative.
Nella prima parte vanno inseriti i dati delle due parti: proprietario e cliente con relativo codice fiscale e partita Iva. Dopo di questo devono essere indicate delle informazioni importanti che possano rendere valido ai fini legali questo contratto. In particolare il concedente, ossia il titolare dell’immobile, deve dichiarare di essere il reale proprietario dello stesso mentre il concessionario, ossia il cliente, deve dichiarare il suo bisogno di utilizzare gli spazi e i servizi offerti dal concedente.
Nella seconda parte vanno elencate tutte le clausole viste precedentemente. In primo luogo la descrizione dello spazio e dei servizi poiché potrebbe capitare che il contratto venga sottoscritto non per l’intero stabile ma solo per alcune parti dello stesso. In questo caso, quindi il cliente non ha la libertà di utilizzare tutto l’immobile ma solamente l’area riferita da entrambe le parti. Se si hanno più persone che necessitano dell’utilizzo dello spazio e dei servizi presenti all’interno dello stabile, questi devono essere presi in considerazione nel contratto. Per cui insieme al concessionario deve essere scritto che lo spazio sarà utilizzato dal cliente e dai suoi collaboratori.
Nella terza parte si devono sottolineare le varie responsabilità sia nel buon mantenimento delle strutture e dei servizi offerti insieme all’area che nel rispetto di tutte le clausole inserite all’interno del contratto tra le quali la possibilità di accedere all’interno dell’area. Non è infatti ammesso usufruire dello spazio e dei servizi in giorni e in tempi che non sono stati previsti da entrambe le parti.
Nella quarta parte viene definito il corrispettivo e anche il periodo di pagamento che dovrà essere anticipato da regolare fattura. Insieme a questi può essere definito il deposito cauzionale e specificato che questo potrà essere utilizzato per la copertura di eventuali riparazioni dei danni disposti dal cliente o dai suoi collaboratori.
La quinta parte deve essere dedicata al concetto di assenza di rappresentanza. Le due parti, infatti, non possono rappresentarsi reciprocamente anche se il concessionario si trova fisicamente all’interno dello spazio facente capo al concedente.
Nella sesta parte va indicata la durata del contratto ma anche il giorno in cui lo stesso potrà essere posto in essere. In questa sezione deve essere anche indicata la possibilità di rinnovo automatico del contratto e metodi di comunicazione della disdetta che può avvenire anche tramite raccomandata o telefax. Potrebbe essere anche stabilito l’obbligo di preavviso prima della disdetta anticipata.
Per poter essere valido il contratto deve essere sottoscritto sia dal concedente che dal concessionario e, nelle disposizioni generali deve essere anche inserita la dicitura che preveda un divieto assoluto di stipulare un sub affitto dei locali e dei servizi da parte del cliente. Lo stesso si deve inoltre impegnare a non effettuare sub concessioni, trasformazioni, acquisizioni o accorpamenti con altri soggetti che esercitano la stessa attività per la quale è stato sottoscritto il contratto stesso.
Nel contratto possono poi essere aggiunti vari allegati che completano le clausole stabilite. Tra questi si possono avere l’elenco dei prezzi per eventuali servizi aggiuntivi che non sono stati elencati nel punto relativo alla descrizione dei servizi, la durata e i meccanismi di rinnovo e la planimetria dello stabile che potrà indicare con parti evidenziati, quali sono le parti oggetto del contratto. La planimetria è inoltre uno strumento per preservare la divisione degli spazi dell’immobile stesso.